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Egal ob es um die Digitalisierung Ihres Posteingangs, einem Initalscanning Ihrer HR-Akten oder einer Cloud-Lösung geht – schreiben Sie uns.

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Häufig gestellte Fragen

Fragen & Antworten

Allgemeine Fragen zur Digitalisierung

Gerne verarbeiten wir in unserem sydoc Capture Center in Baar/ZG auch kleinere Mengen von Dossiers und Dokumente. Im Vordergrund steht mehr die Qualität und Effizienz, welche auch bei kleinen Mengen ein wichtiger Faktor ist.

Bei der Digitalisierung unterscheiden wir zwischen drei verschiedenen Verarbeitungsformen:

  • Stapelscanning für Loseblatt
  • Buchscanner (Aufsichtsverfahren) für gebundene Blätter/Bücher, welche nicht entbunden werden dürfen
  • sonstige Medien (Fotos, Filme, etc.) welche entsprechende Spezialgeräte benötigen.

Gerne bieten wir Ihnen die passende Lösung an.

Zur Verarbeitung der Pläne im Format A0-A2 stellen wir Ihnen spezielle Planscanner zur Verfügung. Pläne im Format A3 oder kleiner können mit unseren Stapelscanner verarbeitet werden.

Sydoc benötigt einen abschliessbaren Raum welcher Bürotische und Bürostühle beinhaltet sowie mit LAN- Internetverbindung ausgestattet ist.

Die maximale Wertschöpfung erhalten unsere Kunden, wenn die Dokumente rechtskonform in einem Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden. Auf dieser Basis kann auf die weitere Aufbewahrung der physischen Dokumente verzichtet werden.

Mikrofilme wie auch Mikrofiche stehen weiterhin im Einsatz und ermöglichen eine „einfache“ lebenslange Archivierung. Häufig werden die Mikrofilme und Mikrofiche mittels einem klassischen Scanverfahren digitalisiert, womit der Zugriff starkt optimiert und vereinfacht wird. Das Einlegen in entsprechende Bild- und Lesegeräte entfällt hiermit.

Technische Fragen

Für den Digital Mailroom (Posteingang) wie auch die Umwandlung von Archivbeständen (Initial-Scanning) empfehlen wir Ihnen den Einsatz einer leistungsfähigen Capture Plattform wie beispielsweise DPS aus dem Hause TCG Informatik AG. Die Plattform ermöglicht die gesicherte und modulare Verarbeitung Ihrer Dokumente gemäss Ihren Wünschen und Anforderungen.

Der Barcode ist weiterhin ein sehr gutes Hilfsmittel für die individuelle Trennung von Dokumenten. Mittels DPS können wir die Dokumente sehr zuverlässig auf Basis des Inhalts und/oder Layouts trennen. Im Posteingang setzen wir auf die OPEX Technologie, welche uns eine automatische Trennung auf Basis der physischen Couverts ermöglicht.

OCR (Optical Character Recognition) oder auch Texterkennung, ist eine Technologie, die die Umwandlung unterschiedlicher Dokumente in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien ermöglicht.

Eine PDF/A-Datei enthält zusätzlich zu einer PDF-Datei alle erforderlichen Informationen wie Schriftarten, um ein Dokument aus dem Inhalt und der ursprünglichen Struktur wieder neu aufzubauen.

Das PDF-Dokument setzt sich mehrheitlich durch. Wir erstellen PDF/A Dokumente inklusive OCR Volltext. Bei Bedarf in Abhängigkeit Ihrer Systeme können wir weitere Bildformate wie TIFF oder JPEG erstellen.

Gerne bieten wir Ihnen zur Verarbeitung Ihrer Daten unsere Cloud-Lösung an. Die Daten werden ausschliesslich in der Schweiz verarbeitet und aufbewahrt.

DPS steht für DocProStar und ist unsere Capture Plattform aus dem Hause TCG informatik AG. DPS stellt uns eine umfassende Capture- und Informationsaufbereitende Software im Input Management zur Verfügung.

Dokumente Scannen Personal-Dossiers

sydoc verfügt über eine mobile Infrastruktur, welche wir in Ihrem Unternehmen, direkt vor Ort zur Verfügung stellen. Siehe Mobile Scanfabrik.

Selbstverständlich wird bei allen Dossiers die DSGVO strikt nach Vorschrift eingehalten. Besonders bei HR-Dossiers steht Sorgfalt und Datenschutz an erster Stelle.

Grundsätzlich stehen drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Verarbeitung auf Stufe Dokument (ein physisches Dokument ergibt ein elektronisches Dokument)
  • Stufe Register (gesamtes Register = ein Dokument)
  • Stufe Dossier (gesamtes Dossier = ein Dokument)

Die Patientenakten werden häufig aus Kostengründen auf Stufe Register oder Dossier verarbeitet.

Dokumente Scannen allgemein

Idealerweise werden die Daten in der gewünschten Zielstruktur ausgeliefert. Auf Basis Ihrer Schnittstellenbeschreibung werden die Daten aufbereitet und im richtigen Format direkt an das Zielsystem übermittelt. Alternativ können wir Ihnen den Datenaustausch über unseren gesicherten SFTP-Server anbieten. Es ist auch der Einsatz von mobilen Datenträgern möglich, die entsprechend verschlüsselt werden.

Mikrofilme wie auch Mikrofiche stehen weiterhin im Einsatz und ermöglichen eine „einfache“ lebenslange Archivierung. Häufig werden die Mikrofilme und Mikrofiche mittels einem klassischen Scanverfahren digitalisiert, womit der Zugriff starkt optimiert und vereinfacht wird. Das Einlegen in entsprechende Bild- und Lesegeräte entfällt hiermit.

Die physischen Dokumente werden nach der Digitalisierung für 90 Tage aufbewahrt, danach werden sie rechtskonform vernichtet. Auf Wunsch können die Dokumente auch länger gelagert werden.

Ja, Es Können auch Dokumente aus einer bereits bestehenden Ordnerstruktur ins neue Zielsystem migriert werden.

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