IMMOBILIENVERWALTUNGEN
Weniger Papier.
Mehr Zeit für
Ihre Liegenschaften.
Mieterdossiers finden, Rechnungen zuordnen, Eigentümer informieren: sydoc digitalisiert Ihre Unterlagen und übernimmt wiederkehrende Dokumentenschritte. So bleibt Ihrer Bewirtschaftung mehr Zeit für Liegenschaften, Mieter und Eigentümer.
Für Mietliegenschaften, Stockwerkeigentum und gemischte Portfolios.
Mieterdossiers
Liegenschaftsakten
Korrespondenz
Dokumentenservices für
Ihre Bewirtschaftung
Vier Services für Ihre Bewirtschaftung: bestehende Papierarchive digitalisieren, Briefpost digital bereitstellen, Eingangsrechnungen aufbereiten und Korrespondenz versenden.
Liegenschaftsakten digitalisieren
Bestehende Mieterdossiers, Pläne und Objektakten aus Papierarchiven scannen und nach Ihren Ablagekriterien aufbereiten. So werden Ihre Unterlagen digital nutzbar.
Posteingang digital verteilen
Briefpost digitalisieren und nach Ihren Vorgaben den zuständigen Teams bereitstellen. So gelangt die eingehende Korrespondenz in Ihre digitale Bewirtschaftung.
Handwerkerrechnungen verarbeiten
Eingehende Handwerker- und Lieferantenrechnungen digital erfassen und für die Prüfung und Buchhaltung aufbereiten. Die Freigabe bleibt bei Ihrem Team.
Mieterkorrespondenz versenden
Mieterschreiben, Eigentümerinformationen und Mietzinsrechnungen für den digitalen oder postalischen Versand aufbereiten und zustellen.
Vom Eingang zum
richtigen Objekt
Vom Papierdossier bis zur Ausgangspost: So kommen Dokumente geordnet in Ihre Bewirtschaftungsprozesse.
1
Scannen
Mieterdossiers, Objektakten und Briefpost scannen und indexieren – mit den Merkmalen, die Ihr Team für die Suche braucht.
2
Automatisieren
Workflows in der Bewirtschaftung steuern: Dokumente weiterleiten, Prüfungen und Freigaben koordinieren und Aufgaben nachverfolgen.
3
Zustellen
Dokumente und Daten an Ihr DMS oder Bewirtschaftungssystem übergeben. Mietern und Eigentümern ihre Korrespondenz digital oder per Post zustellen.
Sensible Dossiers.
Klare Zuständigkeiten.
In Mieterdossiers stehen persönliche Angaben, in Objektakten wichtige Entscheide. Deshalb klären wir mit Ihnen, wer zugreifen darf, wie Dokumente zugeordnet werden und wohin die Daten übergeben werden.
In der Schweiz
sydoc ist ISO 27001 zertifiziert und setzt auf 100% Swiss Hosting. Zugriffe, Datenhaltung und Aufbewahrung werden vor dem Start mit Ihnen festgelegt.
Automatisiert. Menschlich geprüft.
OCR und KI lesen die benötigten Angaben aus. Unsere Mitarbeitenden prüfen unklare Fälle nach Ihren Regeln, bevor die Unterlagen weitergegeben werden.
Passend zu Ihrer IT
Wir prüfen mit Ihrer IT die Formate, Schnittstellen und Objektmerkmale für Ihr DMS, ERP oder Bewirtschaftungssystem. So lässt sich die Übergabe gezielt planen.
Gut zu wissen.
Einfach starten.
Die wichtigsten Fragen aus Bewirtschaftung, Buchhaltung und IT.
Können wir mit einem einzelnen Portfolio starten?
Ja. Sie können beispielsweise mit den Mieterdossiers ausgewählter Liegenschaften, einem Objektarchiv oder den Rechnungen einer Geschäftsstelle beginnen. Wir legen fest, welche Unterlagen dazugehören, wie sie geordnet werden und wohin Dateien und Daten übergeben werden. Weitere Bestände lassen sich anschliessend ergänzen.
Wie werden Dokumente der richtigen Liegenschaft zugeordnet?
Wir legen mit Ihnen fest, welche Merkmale für die Zuordnung zählen – etwa Objektnummer, Mietverhältnis oder Dokumenttyp. Die Dokumentenerkennung liest diese Angaben aus und bereitet die Zuordnung vor. Unklare Fälle werden nach Ihren Regeln geprüft, bevor die Unterlagen weitergehen.
Lassen sich unsere Bewirtschaftungssysteme anbinden?
Wir prüfen mit Ihrer IT die verfügbaren Schnittstellen, Dateiformate und benötigten Angaben für Ihr DMS, ERP oder Bewirtschaftungssystem. Daraus ergibt sich, wie Dokumente und Objektmerkmale übergeben werden können. Die konkrete Anbindung wird im Projekt festgelegt.
Ist Scanning direkt bei uns möglich?
Ja. Unser mobiles Scanning-Team kann Dossiers in Ihren Räumlichkeiten digitalisieren. Vorab klären wir Arbeitsbereich, Umfang, Verfügbarkeit der Originale und die Übergabe der digitalen Unterlagen. Alternativ ist die Verarbeitung in unserem Scanning-Center möglich.
Wie schützen Sie Mieter- und Eigentümerdaten?
sydoc ist ISO 27001 zertifiziert und setzt auf 100% Swiss Hosting. Vor dem Start klären wir, welche Daten verarbeitet werden, wer Zugriff erhält und wie Übertragung, Übergabe und Aufbewahrung geregelt sind. Ihre Anforderungen bilden die Grundlage für den vereinbarten Prozess.
Was brauchen Sie für den Einstieg?
Für das Erstgespräch reichen die wichtigsten Dokumentenarten, eine grobe Mengenangabe und die eingesetzten Systeme. Zeigen Sie uns, wo Ihre Bewirtschaftung lange sucht, Angaben mehrfach erfasst oder Unterlagen weiterleitet. So können wir einen konkreten Ansatz für die Entlastung Ihres Teams bestimmen.
Wo verliert Ihre
Bewirtschaftung Zeit?
Zeigen Sie uns, wo Ihre Bewirtschaftung heute lange sucht oder Angaben mehrfach erfasst.
Gemeinsam prüfen wir einen Einstieg, der zu Ihrem Portfolio, Ihren Systemen und Ihrem Team passt.