ÖFFENTLICHE VERWALTUNGEN
Weniger Aufwand.
Mehr Zeit für
Ihre Bevölkerung.
Akten suchen, Gesuche erfassen, Post verteilen: Das bindet Zeit in Ihren Fachstellen. sydoc digitalisiert Bestände und bereitet Dokumente und Daten für Ihre Fachanwendungen vor. So bleibt mehr Zeit für die Anliegen der Bevölkerung.
Für Gemeinden, Städte, kantonale Verwaltungen und öffentliche Institutionen.
Akten
Gesuche
Korrespondenz
Dokumentenservices für
Ihre Fachstellen
Vier Services für Ihre Fachstellen: bestehende Papierarchive digitalisieren, Briefpost digital bereitstellen, Eingangsrechnungen aufbereiten und Behördenkorrespondenz versenden.
Verwaltungsakten digitalisieren
Bestehende Papierakten und Dossiers scannen und nach Ihren Ablagevorgaben aufbereiten. Damit stehen Ihre Archivbestände digital zur Verfügung.
Posteingang digital verteilen
Eingehende Briefpost digitalisieren und den zuständigen Fachstellen bereitstellen. So lassen sich die Unterlagen in Ihren bestehenden digitalen Abläufen bearbeiten.
Eingangsrechnungen verarbeiten
Lieferantenrechnungen digital erfassen und für die Prüfung, Freigabe und Buchhaltung aufbereiten. Ihre zuständigen Stellen entscheiden über die Freigabe.
Behördenpost versenden
Schreiben, Verfügungen und Gebührenrechnungen für den Versand aufbereiten und digital oder per Briefpost zustellen.
Vom Eingang zur
zuständigen Fachstelle
So wird aus einem eingehenden Gesuch ein strukturiertes Dossier für Ihre Fachstelle.
1
Scannen
Briefpost, Formulare und Beilagen erfassen. Papierakten scannen und nach Ihren Ablagekriterien ordnen.
2
Automatisieren
Verwaltungsabläufe automatisieren: Dokumente an zuständige Stellen weiterleiten, Prüfungen und Freigaben koordinieren und Aufgaben nachverfolgen.
3
Zustellen
Dokumente und Daten an Ihre Fachanwendung oder Aktenablage übergeben. Freigegebene Schreiben digital oder per Briefpost versenden.
Sensible Unterlagen.
Klare Zuständigkeiten.
Bei Personalakten, Gesuchen und Amtsdossiers muss klar sein, wer auf welche Informationen zugreifen darf. Wir stimmen Verarbeitung, Berechtigungen und Datenübergabe mit Ihrer Verwaltung ab.
In der Schweiz
ISO 27001 zertifiziert, mit 100% Swiss Hosting. Datenhaltung, Zugriffe und Aufbewahrung legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.
Automatisiert. Menschlich geprüft.
OCR und KI lesen Angaben aus und ordnen Dokumente zu. Unsere Mitarbeitenden prüfen unklare Ergebnisse nach Ihren Vorgaben; Ihre Fachstelle trifft die fachlichen Entscheide.
Passend zu Ihrer Verwaltung
Fachanwendung, DMS oder GEVER: Wir prüfen mit Ihrer IT die Schnittstellen, Formate und Metadaten für eine passende Datenübergabe.
Gut zu wissen.
Einfach starten.
Antworten zu Aktenbeständen, Daten und Projektstart.
Können wir mit einem Aktenbestand starten?
Ja. Starten Sie beispielsweise mit einem Aktenbestand, den Personaldossiers oder dem Posteingang einer Fachstelle. Gemeinsam definieren wir Umfang, Ablagekriterien und die Übergabe an Ihr Zielsystem. Danach können weitere Bereiche folgen.
Wie gehen Sie mit sensiblen Verwaltungsdaten um?
sydoc ist ISO 27001 zertifiziert und setzt auf 100% Swiss Hosting. Vor Projektstart klären wir Zugriffsrechte, Übertragung, Datenhaltung und Aufbewahrung mit Ihrer Verwaltung. Ihre internen Vorgaben bestimmen den vereinbarten Ablauf mit.
Lässt sich unsere Fachanwendung oder GEVER anbinden?
Das prüfen wir gemeinsam mit Ihrer IT. Entscheidend sind die verfügbaren Schnittstellen, Dateiformate und Metadaten Ihrer Fachanwendung oder GEVER. Anschliessend vereinbaren wir, wie Dokumente, Daten und Prüfergebnisse übergeben werden.
Welche Aufgaben übernimmt die KI bei Gesuchen und Formularen?
Die KI unterstützt bei der Erkennung von Dokumenttypen und beim Auslesen von Angaben aus Gesuchen und Formularen. Unklare Ergebnisse werden nach Ihren Prüfkriterien bearbeitet. Die fachliche Beurteilung und der behördliche Entscheid bleiben bei Ihrer Fachstelle.
Können Akten vor Ort gescannt werden?
Ja. Unser mobiles Scanning-Team digitalisiert Akten und Dossiers in Ihrer Verwaltung. Zutritt, Arbeitsbereich, Mengen und die benötigte Verfügbarkeit der Originale stimmen wir vorab ab. Alternativ können die Unterlagen in unserem Scanning-Center verarbeitet werden.
Was brauchen Sie für ein Erstgespräch?
Hilfreich sind die Dokumentenarten, grobe Mengen und Ihre heutigen Fachanwendungen. Zeigen Sie uns, wo Mitarbeitende suchen, Daten mehrfach erfassen oder Unterlagen manuell weitergeben. Daraus entwickeln wir gemeinsam einen überschaubaren ersten Schritt.
Wo braucht Ihre Verwaltung
mehr Entlastung?
Aktenarchiv, Personaldossiers oder Posteingang:
Wir besprechen mit Ihnen den Bereich, der heute am meisten Zeit bindet.
Gemeinsam klären wir Umfang, Datenübergabe und den passenden Einstieg.